Modelo de acta de reunión: ¿cómo prepararla?

Modelo de acta de reunión: ¿cómo prepararla?

Si constantemente participas en reuniones, de estudios o de trabajo, te habrás dado cuenta de lo importante que es anotar cada idea o acuerdo que se aborda en ellas. Por ello, en este artículo te mostramos cómo elaborar un modelo de acta de reunión, además de algunos consejos para redactarla correctamente.

 

¿Cómo hacer un acta de reunión?

Un acta de reunión es un documento escrito que sirve como evidencia de todos los acuerdos o decisiones que se toman en una reunión, para consultarlo posteriormente. Puede aplicarse a cualquier ámbito: laboral, educativo…

La importancia y función del acta de reunión es que se utilice como una herramienta dinámica de trabajo, de manera que el contenido escrito tenga relevancia para la toma de decisiones o, simplemente, para recordar y dar seguimiento a la reunión.

Antes de empezar la redacción de un acta de reunión es necesario tener a mano la orden del día de dicha reunión, ya que será la pauta de los temas a tratar y se podrá aprovechar mejor la recolección de información. ¿Cuál es la estructura o modelo de un acta de reunión? Toma nota:

Encabezado

El tema o motivo de la reunión será el encabezado principal del acta. Además, es necesario añadir:

  • el lugar
  • la fecha
  • los nombres de las personas participantes
  • el número de la reunión
  • otros datos informativos sobre la convocatoria de la reunión

Cuerpo principal

En este apartado es importante dejar evidencia precisa de los temas que se abordaron, así como de las preguntas que puedan surgir. En un documento de este tipo se determina un párrafo para cada idea o asunto.

Conclusión

A modo de conclusión, se hace una síntesis sobre los acuerdos tomados y los resultados determinados en la sesión, así como las tareas o actividades asignadas y los nombres de las personas responsables. De esta manera se tiene el control de cada acción realizada después de la reunión.

Anexos

En la parte final de los anexos se deben incluir los documentos, presentaciones, datos, o gráficas que sustenten la información de la reunión y los acuerdos tomados.

 

Consejos para redactar un acta de reunión correctamente

Además de los apartados anteriores, es necesario considerar otros aspectos para llevar a cabo la transcripción de manera exitosa y que el acta de reunión resulte útil. ¡Para elaborar  correctamente un acta de reunión sigue estos consejos!

  • Usa frases cortas y redactadas de manera clara y objetiva.
  • Resalta los puntos más importantes, por ejemplo las decisiones que se tomen.
  • Estructura el documento de manera ordenada y lógica.
  • Añade el contexto y motivo del acta.
  • Determina una fecha para la próxima reunión.
  • Pregunta o aclara los conceptos que no te queden claros.
  • No redactes en primera persona.

Actualmente, en la era de la tecnología, existen diversas aplicaciones y plataformas digitales que hacen más fácil esta tarea. No obstante, es recomendable poner la máxima atención y cumplimentar con todos los aspectos que debe tener un acta de reunión.

Esperamos que este modelo de acta de reunión y los consejos sobre cómo redactar un acta de reunión, te sean útiles la próxima vez que necesites redactar una.

 

 

 

 

Fuente: Universia

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